Audyt
Ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną ocenę funkcjonowania instytucji, legalności, gospodarności, celowości, rzetelności; audyt jest zazwyczaj wykonywany przez odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio kierownikowi instytucji lub przez firmę zewnętrzną.

Beneficjent – wnioskodawca, projektodawca będący osobą fizyczną (w niektórych przypadkach, np. osoby, które otrzymują dotację na założenie własnej działalności gospodarczej), prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, z którym Instytucja Wdrażająca podpisała umowę o udzieleniu wsparcia finansowego na realizację projektu.
 

Beneficjent ostateczny (uczestnik projektu) – osoba, instytucja lub grupa społeczna, która w sposób bezpośredni korzysta z udzielonego wnioskodawcy wsparcia finansowego, uczestnicząc w realizowanym projekcie, np. uczestnik organizowanego szkolenia.
 

Cross-financing – mechanizm umożliwiający finansowanie w ramach projektu pewnych zadań ze środków innego funduszu niż EFS. Cross-financing może dotyczyć jedynie takich wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań. Ponadto musi być powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może przekroczyć 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu. W przypadku działań dotyczących integracji społecznej, wartość wydatków w ramach cross-financingu jest podwyższona do poziomu 15%.
 

Działanie – grupa projektów służąca wdrożeniu priorytetu w ramach programu operacyjnego. W Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki wyróżniono 10 priorytetów, każdy podzielony jest na kilka działań, te zaś na poddziałania.

Europejski Fundusz Społeczny (EFS)
Jeden z funduszy strukturalnych, który służy osiągnięciu spójności gospodarczej i społecznej oraz wysokiego poziomu zatrudnienia w Unii Europejskiej poprzez finansowanie działań w ramach pięciu obszarów wsparcia.

Ewaluacja –  ocena oddziaływania udzielonej pomocy w odniesieniu do postawionych jej celów oraz analiza jej wpływu na problemy strukturalne. Jest ona prowadzona przed rozpoczęciem programu – ocena wstępna (tzw. ex-ante), w trakcie programu – ocena bieżąca (tzw. on-going) i po zakończeniu – ocena końcowa (tzw. ex-post).
 

Flexicurity –- strategia przyjęta przez Komisję Europejską zakładająca równoczesne zwiększanie elastyczności i bezpieczeństwa rynku pracy.

Fundusze Strukturalne
Fundusze tworzone w budżecie Wspólnoty, umożliwiające pomoc w restrukturyzacji i modernizacji gospodarki krajów członkowskich drogą interwencji w kluczowych sektorach i regionach (poprawa struktury) Na fundusze strukturalne składają się: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejski Fundusz Społeczny (EFS).

Generator wniosków – program komputerowy, za pomocą którego Wnioskodawca wypełnia elektroniczną wersję wniosku do programu wybranego w ramach europejskich funduszy. Wspiera beneficjentów w prawidłowym przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie realizacji projektów dzięki dostępnym instrukcjom do ich wypełniania, zwraca uwagę na najczęściej popełniane błędy, pomaga w edytowaniu i drukowaniu wniosku.

Grupa docelowa
Osoba, instytucja lub środowisko (grupa społeczna) bezpośrednio korzystająca z wdrażanej pomocy (ostateczny beneficjent). 

Instytucje pomocy i integracji społecznej – podmioty prowadzące działalność w sferze pomocy i integracji społecznej, do których zalicza się m.in. jednostki organów pomocy społecznej i zatrudnienia socjalnego, organizacje pozarządowe działające w danym obszarze, zakłady aktywności zawodowej, warsztaty terapii zajęciowej.
 

Instytucja Pośrednicząca – jednostka zarządzająca i sprawująca nadzór nad wdrażaniem poszczególnych priorytetów. Do zadań IP należy m.in. zagwarantowanie prawidłowości operacji finansowych, przedkładanie i potwierdzanie wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej, przygotowywanie rocznej prognozy wydatków oraz rocznego raportu o nieprawidłowościach w realizacji programu. IP podlega Instytucji Zarządzającej. Dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instytucjami Pośredniczącymi w realizacji na poziomie centralnym są odpowiednie departamenty Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Edukacji Narodowej, Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Rolę Instytucji Pośredniczącej dla priorytetów poziomu regionalnego PO KL pełnią zaś odpowiednie departamenty Urzędów Marszałkowskich, z wyjątkiem województw podkarpackiego, wielkopolskiego i zachodniopomorskiego, gdzie rolę IP pełnią wojewódzkie urzędy pracy, oraz województwa świętokrzyskiego, gdzie jako IP występuje Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego.
 

Instytucja Pośrednicząca II stopnia – Instytucja Wdrażająca
 

Instytucja Wdrażająca – instytucja odpowiedzialna za wdrożenie programu, nazywana także Instytucją Pośredniczącą II stopnia. Do jej obowiązków należy m.in. ogłaszanie konkursów, przeprowadzanie oceny formalnej wniosków, organizowanie prac Komisji Oceny Projektów, podpisywanie umów z projektodawcami, monitorowanie realizacji projektów, wypłata i zwrot kosztów poniesionych przez projektodawców, przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Pośredniczącej i przedkładanie Instytucji Pośredniczącej sprawozdań z realizacji danego Działania. Na szczeblu (w komponencie) centralnym PO KL instytucjami wdrażającymi są odpowiednie departamenty Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwa Zdrowia, Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Rolę Instytucji Wdrażających priorytety na poziomie regionalnym PO KL pełnią zaś wojewódzkie urzędy pracy oraz Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w województwie kujawsko-pomorskim, natomiast w województwie mazowieckim – Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych.
 

Instytucja Zarządzająca – instytucja odpowiedzialna za zarządzanie poszczególnymi programami operacyjnymi oraz przygotowanie i wdrożenie planu działań w zakresie informacji i promocji danego programu operacyjnego. Do jej zadań należy przygotowanie kryteriów wyboru projektów, zapewnienie poprawnego zarządzania i księgowania wydatkami, nadzorowanie ich zgodności z prawem wspólnotowym oraz politykami Wspólnoty Europejskiej, a także zgodności z zasadami zawierania kontraktów publicznych i pomocy publicznej. IZ PO KL deleguje część zadań, w tym w szczególności dotyczących zarządzania środkami funduszy strukturalnych, do Instytucji Pośredniczących, zachowując jednak całkowitą odpowiedzialność za całość realizacji programu. W przypadku PO KL funkcję tę pełni Departament Zarządzania EFS w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego.
 

Instytucje rynku pracy – publiczne służby zatrudnienia, Ochotnicze Hufce Pracy, agencje zatrudnienia, instytucje szkoleniowe, dialogu społecznego, partnerstwa lokalnego oraz wszystkie inne instytucje, które zgodnie z Ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 20 kwietnia 2004 roku (z późniejszymi zmianami) wpływają na rynek pracy poprzez realizowanie zadań na rzecz promocji zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu.
Komisja Oceny Projektów – komisja powoływana przez Instytucję Wdrażającą (IP II stopnia) do oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Ocena Komisji stanowi podstawę do ułożenia listy rankingowej projektów i rekomendowania jej do akceptacji dyrektorowi Instytucji Wdrażającej. W skład KOP wchodzą przedstawiciele Instytucji Wdrażającej, mogą też zostać do niej zgłoszeni przedstawiciele właściwego ministra i asesorzy. W pracach KOP mogą również uczestniczyć niezależni eksperci.
 

Komitet Monitorujący – komitet powoływany w celu zapewnienia właściwego monitorowania, ewaluacji oraz efektywnego wdrażania programu operacyjnego. Jego zadaniem jest m.in. zapobieganie jednostronnym ocenom, wypracowanie kryteriów i sposobu oceny programu, nadzorowanie postępów w osiąganiu założonych celów i rezultatów wdrażania programu operacyjnego, a także podejmowanie decyzji o zmianach w realizacji programu. W skład Komitetu wchodzą przedstawiciele Ministra Rozwoju Regionalnego, Ministra Finansów, Instytucji Zarządzającej PO KL, Instytucji Pośredniczących, ministrów właściwych ze względu na zakres działania PO KL, przedstawicieli samorządów terytorialnych, partnerów społecznych i gospodarczych oraz, z głosem doradczym, przedstawiciele Komisji Europejskiej. Komitetowi Monitorującemu przewodniczy przedstawiciel Instytucji Zarządzającej PO KL.
 

Komponent centralny PO KL – część programu operacyjnego składająca się z priorytetów realizowanych na poziomie centralnym, w ramach których środki są przeznaczone przede wszystkim na wsparcie dla struktur i systemów. W ramach komponentu centralnego realizowane będą projekty dotyczące wzmocnienia instytucji rynku pracy, polityki społecznej, edukacji i administracji publicznej, przedsiębiorstw: I – Zatrudnienie i integracja społeczna, II – Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa zdrowia osób pracujących, III – Wysoka jakość systemu oświaty, IV – Szkolnictwo wyższe i nauka, V – Dobre rządzenie, X – Pomoc techniczna.
 

Komponent regionalny PO KL – część programu operacyjnego składająca się z priorytetów realizowanych na poziomie regionalnym, w ramach których środki są przeznaczone przede wszystkim na wsparcie dla poszczególnych przedsiębiorców i instytucji (np. szkół, przedszkoli, ośrodków pomocy społecznej, organizacji pozarządowych i innych) oraz osób fizycznych (bezrobotnych, pracujących, studentów i innych). W ramach komponentu regionalnego występują następujące priorytety: VI – Rynek pracy otwarty dla wszystkich, VII – Promocja integracji społecznej, VIII – Regionalne kadry gospodarki, IX – Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach.
 

Konkurs otwarty – konkurs, w którym nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły, do czasu wyczerpania określonego limitu środków przeznaczonych na dany konkurs/ działanie lub do zamknięcia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją instytucji ogłaszającej konkurs (IOK).
 

Konkurs zamknięty – konkurs, w którym określona jest data otwarcia i zamknięcia naboru wniosków. Pomiędzy datą ogłoszenia naboru wniosków a ostateczną datą ich składania nie może upłynąć mniej niż 30 dni kalendarzowych.
 

Koszty bezpośrednie – koszty w sposób bezpośredni związane z realizowanym w ramach projektu konkretnym zadaniem, np. rekrutacja, szkolenie, konferencja, promocja, zarządzanie projektem, obsługa księgowa, analizy, publikacje, ewaluacja.
 

Koszty pośrednie – koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania w ramach realizowanego projektu, rozliczane ryczałtem lub na podstawie poniesionych wydatków, np. amortyzacja budynku, opłaty za najem pomieszczeń, opłaty czynszowe, opłaty administracyjne za energię elektryczną, cieplną, gaz, wodę, odprowadzenie ścieków, usługi pocztowe, telefoniczne i internetowe, koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, usługi kserograficzne, koszty zarządu oraz personelu obsługowego, koszty ubezpieczeń majątkowych, ochrony, koszty sprzątania pomieszczeń, w tym środki utrzymania czystości.
 

Koszty kwalifikowalne - wydatki niezbędne dla realizacji projektu i poniesione przez beneficjenta w okresie realizacji projektu. Muszą być poparte odpowiednimi dokumentami. Nie mogą być poniesione wcześniej niż po dniu złożenia wniosku.
Kryteria dostępu - wymogi szczegółowe, obowiązkowe, oceniane na etapie oceny formalnej, ustalane dla poszczególnych działań, poddziałań i typów projektów, dotyczące m.in. wnioskodawcy, grupy docelowej.
 

Kryteria formalne - kryteria ogólne obejmujące wymogi rejestracyjne oraz wypełnienie wniosku zgodnie z przyjętymi zasadami. Oceniane są na etapie oceny formalnej projektu.
Kryteria horyzontalne - wymogi ogólne obejmujące zgodność z politykami, zasadami wspólnotowymi (polityką równych szans i koncepcją zrównoważonego rozwoju) oraz prawem wspólnotowym, zgodność z prawodawstwem krajowym, a także zgodność ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL. Poddawane są ocenie merytorycznej w pierwszym etapie. Wnioski, które nie spełniają jednego lub więcej kryteriów, są odrzucane.
 

Kryteria merytoryczne - wymogi ogólne obejmujące treść wniosku, wiarygodność i zdolność projektodawcy do działań. Poddawane ocenie merytorycznej w pierwszym etapie.
 

Kryteria strategiczne - wymogi szczegółowe, obowiązkowe tylko dla projektów konkursowych i dotyczące preferowanych typów projektu. Poddawane ocenie merytorycznej w pierwszym etapie.
 

Kryteria wyboru projektów – wymogi obejmujące kryteria ogólne (formalne, merytoryczne i horyzontalne) i szczegółowe (dostępu i strategiczne), które muszą spełnić projekty, aby uzyskać dofinansowanie ze środków pomocowych. W przypadku PO KL kryteria wyboru projektów określane są przez Instytucję Zarządzającą i zatwierdzane przez Komitet Monitorujący.

Monitorowanie
Proces systematycznego zbierania i analizowania wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych dotyczących wdrażania projektów, którego celem jest zapewnienie zgodności realizacji projektów i programu z wcześniej zatwierdzonymi założeniami realizacji. 

Ocena formalna - odbywa się w dwóch etapach obejmujących weryfikacje kryteriów formalnych i kryteriów dostępu, w ciągu 14 dni roboczych od złożenia wniosku (dla konkursów otwartych) lub zakończenia konkursu (możliwość przedłużenia terminu do 21 dni roboczych).
 

Ocena merytoryczna - odbywa się w oparciu o kryteria merytoryczne oraz kryteria strategiczne, dokonywana jest w skali punktowej zgodnie z kartą oceny merytorycznej. Podczas oceny merytorycznej wniosek może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Projekt, który zdobył co najmniej 60% ogólnej liczby punktów zostaje przyjęty do dofinansowania.
 

Oś priorytetowa (Priorytet)
Jeden z priorytetów strategii zawarty w programie operacyjnym, obejmujący grupę powiązanych ze sobą operacji posiadających określone mierzalne cele.
 

Plan działania – dokument o charakterze planistycznym, operacyjnym i informacyjnym. Skierowany głównie do opinii publicznej i potencjalnych beneficjentów PO KL. Ma na celu przedstawienie, w ujęciu rocznym m.in. preferowanych form wsparcia (typów projektów), podziału środków finansowych przeznaczonych na realizację projektów systemowych i konkursowych oraz zasad i terminów wyboru projektów. Przygotowywany corocznie przez Instytucję Pośredniczącą dla każdego priorytetu osobno, zatwierdzany przez Instytucję Zarządzającą na podstawie rekomendacji Komitetu Monitorującego.
 

Podkomitet Monitorujący
W ramach PO KL powołuje się 16 Podkomitetów Monitorujących PO KL (PKM PO KL) dla komponentu regionalnego programu. PKM PO KL powoływany jest przez KM PO KL w drodze uchwały, która określa strukturę PKM PO KL. Podmiot powoływany dla celów oceny i nadzorowania danego programu na poziomie regionalnym. Jego zadaniem jest zapobieżenie jednostronnym ocenom, wypracowanie kryteriów i sposobu oceny programu na poziomie regionalnym, częstotliwości i zakresu analiz cząstkowych i końcowych.
 

Pomoc de minimis – wsparcie finansowe pochodzące ze środków publicznych stanowiące pomoc publiczną. W przypadku przedsiębiorców pomoc de minimis nie może przekroczyć w przeciągu trzech lat 200 000 EUR (w przypadku podmiotów działających w sektorze transportu drogowego kwota nie może przekroczyć 100 000 EUR). Może zostać przeznaczona na adaptacje budynków, pomieszczeń, miejsc pracy, w których odbywa się szkolenie, zakup lub leasing sprzętów i systemów informatycznych niezbędnych do realizacji szkolenia, uruchomienie działalności gospodarczej, zakup usług doradczych i szkoleniowych.
 

Pomoc publiczna – wsparcie finansowe udzielone przez państwo lub pochodzące ze środków publicznych. W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki pomoc publiczna obejmuje: wsparcie zatrudnienia pracowników, szkolenia, usługi doradcze, pomoc de minimis.
 

Pomoc techniczna
Zapewnia wsparcie procesów zarządzania i wdrażania programu operacyjnego, jak również efektywnego wykorzystania zasobów UE i krajowych, zgodnie z prawem i polityką Wspólnoty
 

Program operacyjny – dokument przedłożony przez państwo członkowskie UE, przyjęty przez Komisję Europejską, służący wdrażaniu Narodowej Strategii Spójności. Składa się z zestawienia priorytetów, zawierającego szereg działań. Program Operacyjny Kapitał Ludzki służy przede wszystkim wzrostowi poziomu zatrudnienia i integracji społecznej. W ramach PO KL realizowane są działania mają na celu aktywizację osób bezrobotnych i biernych zawodowo, rozwijanie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw i ich pracowników, podniesienia poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenia obszarów wykluczenia społecznego oraz wsparcia efektywnego zarządzania w administracji państwowej. Składa się z dziesięciu priorytetów realizowanych na poziomie centralnym i regionalnym.
 

Projekt – przedsięwzięcia opisane we wniosku, realizowane w ramach programu operacyjnego, będące przedmiotem umowy o udzieleniu wsparcia między beneficjentem a instytucją wdrażającą, instytucją pośredniczącą lub instytucją zarządzającą. Więcej informacji dot. projektu i wniosku o dofinansowanie można znaleźć w części - Od projektu do wniosku (link)     
 

Projekty systemowe – przedsięwzięcia polegające na dofinansowaniu realizacji zadań publicznych określonych w przepisach organów administracji publicznej i innych jednostek sektora finansów publicznych, np. Ochotnicze Hufce Pracy, Centralny Zarząd Służby Więziennej, PFRON, powiatowe urzędy pracy, powiatowe centra pomocy rodzinie, Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Gospodarki.
 

Protest
Pisemne wystąpienie podmiotu wnioskującego o dofinansowanie projektu w ramach programu operacyjnego o ponowne sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami, o których mowa w art. 29 ust. 2 pkt 6 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r.
 

Spin off – przedsiębiorstwo założone w celu komercjalizacji innowacyjnych pomysłów lub technologii, zwykle zależne w sposób organizacyjny, formalno-prawny czy finansowy od organizacji, z której pochodzi jego założyciel – student, absolwent uczelni lub pracownik naukowy uczelni lub instytucji badawczej.
 

Spin out – przedsiębiorstwo założone w celu komercjalizacji innowacyjnych pomysłów lub technologii, zwykle niezależne w sposób organizacyjny, formalno-prawny czy finansowy od organizacji, z której pochodzi jego założyciel – student, absolwent uczelni lub pracownik naukowy uczelni lub instytucji badawczej.
 

Szkolenie ogólne – szkolenie teoretyczne lub praktyczne, prowadzące do zdobycia przez pracownika uniwersalnych kwalifikacji, które będzie mógł wykorzystać zarówno na stanowisku pracy obecnie zajmowanym, jak również na przyszłych.
 

Szkolenie specjalistyczne – szkolenie teoretyczne lub praktyczne, prowadzące do zdobycia przez pracownika kwalifikacji bezpośrednio przydatnych na obecnym stanowisku pracy, powiązanych ze specyfiką tego stanowiska, których nie będzie mógł wykorzystać przy podjęciu zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie lub na innych polach działalności zawodowej.
 

Sprawozdawczość
Sprawozdawanie przez Beneficjenta Końcowego postępów z wdrażania działania lub projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych.
 

Wkład własny
Określony w umowie o dofinansowanie projektu albo decyzji część nakładów ponoszonych przez beneficjenta na jego realizację, nie podlegająca zwrotowi.
Wniosek o dofinansowanie projektu - formularz składany przez beneficjenta w celu uzyskania wsparcia ze środków pomocowych. Dane zawarte we wniosku obejmują informacje dotyczące instytucji zgłaszającej wniosek oraz tematu projektu, charakterystykę podejmowanych działań, planowane rezultaty, koszty projektu. Do wniosku wymagane dokumenty przedstawia się w formie załączników. Wypełniony wniosek składa się do Instytucji Pośredniczącej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia lub do Instytucji Zarządzającej.
 

Wniosek Beneficjenta o płatność
Dokument składany przez Beneficjentów celem rozliczenia przez niego wydatków w ramach projektów, zgodnie z harmonogramem. Do wniosku o płatność załącza się kopie dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem, potwierdzających poniesione wydatki. W przypadku projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego możliwe jest dołączenie do wniosku o płatność jedynie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych wydatków.
 

Wnioskodawca – podmiot składający do Instytucji Wdrażającej (IP II stopnia) wniosek o dofinansowanie realizacji projektu.
 

Zamówienie publiczne
Odpłatna umowa zawarta między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.