Firma

Jak przygotować protokół inwentaryzacyjny – kluczowe elementy do uwzględnienia

By POKLOpole / 27 stycznia 2026

Protokół inwentaryzacyjny zawiera dane identyfikacyjne, szczegółową ewidencję zasobów z porównaniem stanu faktycznego do ewidencyjnego, wykaz różnic (niedobory, nadwyżki), dokumenty pomocnicze, wnioski i podpisy komisji,

Cel i podstawa prawna

Protokół pełni funkcję dowodową i kontrolną: potwierdza wyniki spisu majątku, umożliwia weryfikację ksiąg rachunkowych oraz stanowi podstawę do dokonania korekt księgowych i wyjaśnień. Wykonanie protokołu jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości — pełna inwentaryzacja aktywów i pasywów powinna być przeprowadzana na koniec roku obrotowego (art. 26 ust. 1). Dla wybranych kategorii aktywów ustawodawca przewiduje częstotliwość spisu z natury: środki trwałe co 4 lata, materiały co 2 lata. Protokoły i załączniki do nich muszą być przechowywane tak, aby umożliwić kontrolę zewnętrzną i audyt, a każde istotne rozliczenie różnic ma mieć źródło i uzasadnienie.

Kiedy i jak często inwentaryzować

  • pełna inwentaryzacja na koniec roku obrotowego,
  • spis środków trwałych: co 4 lata,
  • spis materiałów: co 2 lata,
  • inwentaryzacja doraźna przy likwidacji, zmianie odpowiedzialności materialnej lub na żądanie organów kontrolnych.

Skład komisji i dokumenty powołujące

Skład komisji powinien być określony w zarządzeniu kierownika jednostki i odnotowany w protokole powołania komisji. W praktyce skład obejmuje przewodniczącego oraz członków, a także wskazanych imiennie pracowników materialnie odpowiedzialnych. W protokole powołania trzeba wskazać terminy, zakres obowiązków komisji oraz formę i metodę przeprowadzenia spisu. W dokumentacji towarzyszącej powinny znaleźć się: plan inwentaryzacji, harmonogram, wykaz miejsc składowania oraz lista środków trwałych i arkusze spisowe przygotowane przed spisem.

Dokumenty i materiały pomocnicze

Przygotowanie protokołu wymaga kompletnej dokumentacji: wydruków z systemu ERP, zestawień z ewidencji księgowej, wydruków magazynowych oraz kopii poprzednich protokołów, które ułatwiają identyfikację trendów i powtarzających się odchyleń. Warto dołączyć instrukcje wewnętrzne dotyczące sposobu liczenia i zaokrąglania, wzory arkuszy spisowych oraz wykazy osób materialnie odpowiedzialnych z numerami kontaktowymi. Fotodokumentacja z metadanymi (data, czas, geolokalizacja) powinna być przechowywana jako załącznik przy różnicach istotnych; ułatwia to odbiór wyjaśnień i przyspiesza procedury kontrolne.

Elementy protokołu inwentaryzacyjnego — szczegóły

  • dane identyfikacyjne: nazwa jednostki, adres, data i miejsce inwentaryzacji, numer protokołu,
  • skład komisji: imiona, nazwiska, funkcje i podpisy,
  • ewidencja zasobów: rodzaj składnika, jednostka miary, ilość faktyczna, ilość ewidencyjna, wartość jednostkowa netto i brutto, numer inwentarzowy, uwagi,
  • różnice: saldo niedoboru lub nadwyżki wyrażone w jednostkach i wartościach pieniężnych oraz opis przyczyn oparty na faktach,
  • wnioski: propozycje korekt księgowych, zmiany w procedurach kontrolnych oraz działania wyjaśniające z terminami realizacji,
  • załączniki: arkusze spisowe, wydruki księgowe, fotografie z metadanymi oraz protokoły wyjaśniające,
  • podpisy: wszystkich członków komisji oraz osób materialnie odpowiedzialnych z podaniem daty podpisu.

Metody inwentaryzacji

Wybór metody zależy od rodzaju składnika majątku i jego dostępności. Najczęściej stosowane metody to spis z natury (bezpośrednie zliczenie lub zważenie), weryfikacja dokumentów (porównanie ewidencji z dowodami księgowymi) oraz potwierdzenie sald od kontrahentów (dotyczy należności i zobowiązań). W dużych przedsiębiorstwach dla aktywów trudnodostępnych, takich jak grunty czy sprawy sądowe, stosuje się weryfikację dokumentacji zamiast spisu — według praktyk to dotyczy około 30–40% składników w firmach o rozproszonej strukturze aktywów. Dla kasy i środków pieniężnych obowiązują szczegółowe zasady: spis powinien wyszczególniać stan wg nominałów, a niedobory powyżej 100 zł wymagają szybkiego wyjaśnienia (zwyczajowo w 3 dni robocze).

Krok po kroku: przygotowanie protokołu

  1. opracuj plan inwentaryzacji — przygotuj harmonogram z wyprzedzeniem 90 dni,
  2. powołaj komisję — sporządź protokół powołania z wykazem członków i osób odpowiedzialnych materialnie,
  3. przygotuj dokumenty — wygeneruj listy z ERP, przygotuj arkusze spisowe i oznakuj miejsca składowania,
  4. przeszkol komisję — przedstaw zasady liczenia, wypełniania arkuszy i dokumentowania różnic,
  5. przeprowadź spis — sporządzaj arkusze, rejestruj wyniki cyfrowo lub papierowo oraz dokumentuj różnice fotografiami i notatkami,
  6. porównaj wyniki z ewidencją — sporządź tabelę porównawczą stanu faktycznego i ewidencyjnego z wyliczeniem wartości różnic,
  7. analizuj różnice — przypisz przyczyny (techniczne, organizacyjne, błąd księgowy) oraz przygotuj uzasadnienia,
  8. przygotuj wnioski i korekty księgowe — dołącz zestawienie wpływu na bilans i rachunek zysków i strat oraz zaproponuj zapisy korygujące,
  9. podpisz protokół — zbierz podpisy wszystkich członków komisji i osób materialnie odpowiedzialnych,
  10. zarchiwizuj dokumentację — dołącz arkusze i załączniki do akt księgowych zgodnie z obowiązującą polityką przechowywania dokumentów.

Praktyczne wskazówki i liczby

  • użyj arkuszy z kodami QR lub aplikacji mobilnych — skraca to czas liczenia o około 50% według praktyk wdrożeniowych,
  • weryfikacja sald w ERP przed podpisem protokołu — zmniejsza liczbę błędów o około 80% dzięki automatycznym porównaniom,
  • w 2023 r. ok. 15–20% firm zgłosiło różnice inwentaryzacyjne przekraczające 1% wartości aktywów, co pokazuje skalę ryzyka i konieczność rzetelnej dokumentacji,
  • w Polsce działa około 2,500,000 przedsiębiorstw prowadzących księgi rachunkowe; szacunkowo 70% inwentaryzacji dotyczy spisu z natury, co generuje znaczące obciążenie organizacyjne i potrzebę efektywnych rozwiązań technologicznych.

Typowe błędy w protokole i jak ich unikać

Najczęściej spotykane błędy to brak numeracji arkuszy, brak podpisów, niedokładne porównanie stanów oraz nieudokumentowane różnice. Rozwiązania praktyczne to: sekwencyjna numeracja wszystkich stron i arkuszy, obowiązkowe podpisy na każdym arkuszu spisowym, jedna tabela porównawcza zawierająca ilości i wartości oraz załączanie dowodów (fotografie, dokumenty źródłowe) przy każdej istotnej rozbieżności. Niezgodność dat prowadzi do sporów podczas kontroli — dlatego stosuje się zasadę jednolitej daty inwentaryzacji dla grup składników objętych spisem z natury, jeśli wymaga tego regulacja wewnętrzna.

Jak sporządzić zapisy różnic — przykłady

Przykład 1: materiały A

Ewidencja wykazuje 1,200 kg, stan faktyczny 1,150 kg. Niedobór 50 kg przy wartości jednostkowej 10 zł daje różnicę 500 zł. W protokole wpisz przyczynę opartą na faktach: „błąd wpisu w dokumencie MM-03 z dnia 2024-11-05; rekomendacja: dokonanie korekty ewidencji magazynowej i szkolenie magazynierów”. Dołącz skan MM-03 i fotografię miejsca składowania.

Przykład 2: środek trwały nr 345

Ewidencja wykazuje środek trwały, brak fizyczny w miejscu użytkowania. Komisja ustaliła brak dokumentu likwidacji. W protokole zapisz: „brak dowodu likwidacji; zalecenie: sporządzić protokół likwidacji i dokonać korekty księgowej po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego”. Dołącz opis ustaleń i listę osób, które miały dostęp do środka trwałego.

Przykład 3: kasa

Ewidencja 3,450 zł, stan faktyczny 3,320 zł, niedobór 130 zł. W protokole należy opisać: „niedobór gotówki 130 zł; osoba materialnie odpowiedzialna złożyła oświadczenie; załącznik: protokół wyjaśniający wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej”. Zaleca się szybkie rozliczenie i ewentualne obciążenie osoby odpowiedzialnej po wyjaśnieniu przyczyn.

Wzór struktury protokołu — pola obowiązkowe

W protokole warto zastosować logiczną, czytelną strukturę, która ułatwi kontrole i audyty. Obowiązkowe pola to nagłówek z danymi jednostki, numer protokołu i data; opis zakresu i metody inwentaryzacji; skład komisji wraz z funkcjami; tabela inwentaryzacyjna zawierająca kolumny: lp., nazwa składnika, jednostka miary, numer inwentarzowy, ilość ewidencyjna, ilość faktyczna, różnica (ilość), wartość jednostkowa, różnica (wartość), uwagi; wykaz różnic z opisem przyczyn i wpływem na księgi; wnioski i rekomendacje z przypisaniem odpowiedzialnych i terminów; lista załączników oraz podpisy komisji i osób odpowiedzialnych.

Kontrola jakości protokołu i audyt

Przed przekazaniem protokołu do księgowości i archiwizacji przeprowadź kontrolę jakości: sprawdź kompletność dokumentów, poprawność numeracji i podpisów, zweryfikuj obliczenia (sumy ilości i wartości) oraz przygotuj raport porównawczy ilustrujący wpływ różnic na bilans i rachunek zysków i strat. Dokumenty powinny być przechowywane w formie umożliwiającej szybkie udostępnienie podczas audytu lub kontroli skarbowej; w praktyce oznacza to digitalizację załączników i powiązanie ich z rekordami ERP.

Uwaga dotycząca wykazywania korekt księgowych

Korekty księgowe wynikające z inwentaryzacji należy wykonać jako zapisy księgowe z uzasadnieniem i numerem dokumentu źródłowego. Każda korekta powinna mieć dowód: protokół likwidacji, nota księgowa, faktura korygująca lub protokół wyjaśniający. W przypadku likwidacji środka trwałego obowiązkowe jest dołączenie protokołu likwidacyjnego. Przy korektach istotnych dla sprawozdania finansowego warto skonsultować treść zapisu z audytorem zewnętrznym lub doradcą księgowym.

Technologie wspierające inwentaryzację

Wdrożenie narzędzi cyfrowych znacząco usprawnia proces i zmniejsza ryzyko błędów. Najskuteczniejsze rozwiązania to integracja modułu inwentaryzacyjnego z ERP, użycie aplikacji mobilnych do skanowania kodów QR oraz technologii RFID w magazynach o dużej rotacji. Fotodokumentacja z metadanymi stanowi dowód lokalizacji i czasu spisu. W praktyce implementacja takich rozwiązań zmniejsza czas wykonywania spisu i liczbę błędów księgowych, co przekłada się na wymierne oszczędności administracyjne i szybsze rozliczenia różnic.

Polubisz